home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / person / mnyctut.zip / SUBACC.TXT < prev   
Text File  |  1992-02-04  |  4KB  |  90 lines
  1.          USING SUBACCOUNTS TO TRACK HOUSEHOLD EXPENSES
  2.  
  3. Subaccounts, a new feature with version 6.0, gives MONEYCOUNTS 
  4. EXTRA users the capacity to generate detailed and specific 
  5. reports and graphs about groups of accounts.
  6.  
  7. This feature is convenient in a business application where a 
  8. summary or detailed report of an account group is desired.  
  9. However, it is also a useful feature in a home accounting 
  10. application.  The subaccount option could be used to track the 
  11. total amount paid for utilities, insurances, automobile expenses 
  12. and other expenses.
  13.  
  14. Accounts must be created in a parent/child format.  Select the 
  15. option A.  Accounts from the Main Menu of MONEYCOUNTS 6.0.  Next 
  16. choose option A. to add new accounts.  The at (@) sign is the key 
  17. indicator for subaccounts.  This sign is required for MONEYCOUNTS 
  18. to recognize the account as a subaccount.  No spaces are entered 
  19. between the parent header, the at (@) sign and the child 
  20. description.  Parent headers may be as long as 25 characters or 
  21. as short as four characters.  Keep in mind when creating parent 
  22. headers the description line is limited to 25 characters.  A 
  23. shorter parent header may be important if the description of an 
  24. account is lengthy.
  25.  
  26. REPORTS
  27.  
  28. Several types of reports are offered at the Report Processor 
  29. Menu.  After choosing the report needed, MONEYCOUNTS presents a 
  30. screen with the options to change the defaults, or send to the 
  31. screen, disk or printer.
  32.  
  33. MONEYCOUNTS allows changing report defaults when one of the 
  34. following options is selected:  Actual for Year, Budget for Year, 
  35. Actual Vs Budget, Actual Vs Prior Month, or Chart of Accounts.
  36.  
  37. By pressing the letter key next to the option, the option toggles 
  38. from one choice to another.  Press [D]  and the subaccounts will 
  39. be combined.  Press [D] again, and the subaccounts will show in 
  40. detail.
  41.  
  42. GRAPHS
  43.  
  44. Both pie charts and bar charts can display a complete financial 
  45. picture.  A bar chart graphs individual account activity from one 
  46. month to the next.  A pie chart displays the makeup of a 
  47. particular account or account category for any one period.  A bar 
  48. chart should be generated to show the monthly total of an 
  49. individual account for a period of a year.  A pie chart could be 
  50. prepared to display the percentage of total utilities compared to 
  51. all other expenses; it could also show the percentage of an 
  52. individual subaccount to the total of that account.
  53.  
  54. A graph may be displayed as either a pie chart or bar chart.  
  55. Only bar charts may be displayed for individual accounts.  Only 
  56. pie charts may be prepared for financial statement data ( Income 
  57. Statement, Assets, Debt/Equity ).  The option is presented to use 
  58. year-to-date totals when graphing financial statement data.
  59.  
  60. [A] Account Data
  61.     Individual accounts.  Bar chart only.
  62. [B] Categories: Option 1.
  63.     Graphs all accounts.  Bar chart or pie chart.
  64. [C] Categories: Option 2.
  65.     Combines subaccounts.  Bar chart or pie chart.
  66. [D] Income Statement.
  67.     Profit and Loss.  Pie chart only.
  68. [E] Assets.
  69.     Asset Accounts from the balance sheet.
  70.     Pie chart only.
  71. [F] Debt and Equity.
  72.     Liability and equity accounts from the balance sheet.  Pie 
  73.     charts only.
  74.  
  75. CUSTOMIZED HEADINGS
  76.  
  77. When reports or graphs print with subaccount groups, MONEYCOUNTS 
  78. uses the parent account title for the report or graph title.  A 
  79. file may be created with QUITEWRITE or another word processor to 
  80. customize report headings.  The file should consist of the 
  81. subaccount prefix, an equals sign ( = ), and the desired heading.  
  82. This file must be saved in as ASCII format, in the MONEYCOUNTS 
  83. data directory or on the data floppy, with the file name 
  84. SUBHEAD.DAT.
  85.  
  86. Since this file is located within the data files, each data 
  87. directory or floppy disk may contain a different SUBHEAD.DAT 
  88. file.  This allows for a wide range of customized report 
  89. headings. 
  90.